El coste oculto de gestionar los viajes de empresa sin agencia

Cuando una empresa revisa el gasto en viajes, casi siempre mira una única cifra: lo que ha costado el billete y el hotel. Pero ese número no cuenta toda la historia. Detrás de cada reserva hay horas de trabajo interno, tarifas que podrían haber sido mejores y tiempo perdido resolviendo incidencias que nunca deberían haber llegado a recursos humanos o a dirección.

Ese es el coste que ninguna empresa contabiliza: no aparece en ninguna partida contable, pero está ahí, mes tras mes, restando productividad y presupuesto.

En BMC Global llevamos más de 25 años gestionando viajes corporativos y formamos parte de GEBTA, la patronal que agrupa a las principales agencias de gestión de viajes de negocio de España. Desde ahí vemos de primera mano el mismo patrón en decenas de empresas: cuando se analiza el coste total de gestionar los viajes internamente —no solo el precio del billete—, la balanza cambia por completo. 

En este artículo repasamos tres costes que suelen pasar desapercibidos: el tiempo interno, las tarifas no negociadas y la gestión de incidencias. Y explicamos cómo una agencia especializada en business travel ayuda a reducir los tres a la vez.

El tiempo interno que nadie contabiliza 

En muchas empresas, gestionar los viajes recae en una persona de RRHH, administración o la propia dirección, además de sus tareas habituales. Buscar vuelos, comparar hoteles, confirmar cambios, revisar facturas y responder dudas de los viajeros ocupa horas que rara vez se miden.

Qué tareas consumen más horas sin que se note

No es solo la reserva inicial. El tiempo se va en comparar opciones antes de decidir, gestionar cambios de última hora, revisar que cada factura corresponde a la reserva correcta y responder consultas de los viajeros sobre políticas o disponibilidad. Cada una de estas tareas parece pequeña, pero se repite en cada viaje y con cada persona que viaja.

Cómo se traduce ese tiempo en coste real

Ese tiempo tiene un coste real: es el salario de esa persona dedicado a tareas que no generan valor añadido para el negocio. Cuantas más personas viajan, más crece ese tiempo, y más difícil es escalarlo sin contratar a alguien dedicado en exclusiva a la gestión de viajes.

Una agencia de viajes corporativos asume esa gestión de principio a fin: búsqueda, reserva, cambios y facturación centralizada. El equipo interno deja de perder horas en tareas operativas y las recupera para su trabajo real.

Las tarifas que tu empresa no está consiguiendo por gestionar los viajes sin agencia

Cuando una empresa reserva directamente, accede a las tarifas públicas: las mismas que puede encontrar cualquier particular en internet. No existe negociación previa, ni volumen agregado, ni acuerdos con cadenas hoteleras o compañías aéreas.

Tarifa pública vs tarifa corporativa: la diferencia real

Una tarifa pública es la que ve cualquier persona al buscar un hotel o un vuelo por su cuenta. Una tarifa corporativa nace de un acuerdo previo, ligado al volumen de reservas que gestiona una agencia con ese proveedor. La diferencia no siempre es enorme reserva a reserva, pero incluye habitualmente mejores condiciones de cancelación, cambios sin coste adicional y, en ocasiones, servicios incluidos que en la tarifa pública son un extra.

Qué acuerdos aporta trabajar con una agencia

Una Travel Management Company trabaja con acuerdos negociados con hoteles y aerolíneas, fruto de gestionar el volumen de viaje de muchas empresas a la vez. Eso se traduce en mejores precios en las mismas categorías de hotel y condiciones más flexibles que difícilmente conseguiría una empresa negociando por sí sola, sobre todo si su volumen de viaje es medio o bajo.

El coste de gestionar incidencias sin apoyo experto

Un vuelo cancelado, un cambio de última hora, un hotel que no reconoce la reserva. Son situaciones habituales en cualquier empresa que viaja con cierta frecuencia, y su gestión sin apoyo profesional suele recaer en la misma persona que hizo la reserva, muchas veces fuera de su horario laboral.

Los tipos de incidencia más habituales en viajes de empresa

Las más frecuentes son cancelaciones o retrasos de vuelo, cambios de horario que afectan a una reunión ya programada, overbooking en el hotel y errores de reserva por falta de comunicación entre proveedores. Ninguna es excepcional: son parte normal de viajar con frecuencia.

Qué cambia cuando hay un equipo de asistencia detrás

Sin un servicio de asistencia especializado, resolver una incidencia puede llevar horas, generar sobrecostes por cambios no gestionados a tiempo y afectar directamente a la experiencia del viajero de empresa.

Trabajar con una agencia significa contar con un equipo que gestiona esa incidencia en el momento en que ocurre, con acceso directo a proveedores y capacidad de reacción inmediata, sin que el problema recaiga en el equipo interno.

Coste total de gestión: la comparativa real

El contexto actual no ayuda a que esta ecuación mejore por sí sola. El propio sector del business travel señala que la subida de costes y la mayor complejidad operativa son dos de los principales retos a los que se enfrentan hoy las empresas a la hora de gestionar sus viajes. En un escenario así, dejar la gestión en manos de una sola persona interna, sin apoyo especializado, amplifica el impacto de cada uno de estos factores en vez de amortiguarlo.

Formar parte de una red como GEBTA, que agrupa a las principales agencias de gestión de viajes de negocio de España, nos permite en BMC Global anticipar estas tendencias y trasladarlas a la gestión diaria de nuestros clientes, en lugar de que cada empresa tenga que descubrirlas por su cuenta.

Cómo calcular el coste total de tus viajes de empresa

Para tener una idea aproximada, una empresa puede sumar tres elementos: las horas mensuales que su equipo dedica a gestionar viajes multiplicadas por el coste de esa hora de trabajo, la diferencia estimada entre tarifa pública y tarifa corporativa en sus reservas habituales, y el tiempo y sobrecoste que suelen generar las incidencias no gestionadas a tiempo. La suma de los tres suele sorprender a quien lo calcula por primera vez.

Si al hacer esta suma te das cuenta de que tu empresa está perdiendo tiempo y dinero, contáctanos. En BMC Global nos encargamos de gestionar tus viajes corporativos de principio a fin. 

Conclusión

El coste de gestionar viajes de empresa nunca es solo el precio del billete o del hotel. Es tiempo interno, tarifas que se dejan de aprovechar y horas de gestión de incidencias que no aparecen en ningún informe. El sector coincide en que el control de costes y la complejidad operativa son hoy dos de los grandes retos del business travel, y cuando se suman todos estos factores, trabajar con una agencia especializada deja de ser un gasto adicional y pasa a ser una forma de recuperar tiempo, presupuesto y control.

Si quieres tener más control sobre los costes de los viajes de tu empresa, contáctanos. En BMC Global gestionamos tus viajes corporativos para que tu equipo dedique su tiempo a lo que realmente importa.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puede una empresa saber cuánto le está costando realmente gestionar sus viajes?
Sumando el tiempo dedicado por el personal interno, el sobrecoste de las tarifas públicas frente a las corporativas y el impacto de las incidencias mal gestionadas. Cuando una agencia especializada asume esta gestión, esos tres costes se reducen de forma directa, sin necesidad de un análisis previo.

¿Trabajar con una agencia de viajes solo tiene sentido para empresas con mucho volumen de viaje?
No necesariamente. Incluso empresas con pocos viajes al mes recuperan tiempo interno y evitan errores de gestión que suelen costar más que el propio servicio de la agencia.

¿Qué pasa con el control del gasto si se externaliza la gestión de viajes?
Aumenta. Una agencia especializada aporta reporting centralizado, algo que rara vez existe cuando cada departamento reserva por su cuenta.

¿Una agencia de viajes corporativos sustituye a la persona que gestiona viajes en la empresa?
No la sustituye, la libera. Esa persona pasa de gestionar reservas e incidencias a supervisar la política de viajes y el gasto global de la empresa.

¿Qué aporta que una agencia forme parte de GEBTA?

Acceso directo a la información y tendencias del sector a través de la principal patronal de TMCs de España, lo que permite anticipar cambios en costes, proveedores y buenas prácticas antes de que impacten en los clientes. 

Fuentes oficiales

• GEBTA (Guild of European Business Travel Agents) — Asociación española de agencias de gestión de viajes de negocio: https://gebta.es/