Business Travel: 10 conceptes bàsics que tota empresa hauria de conèixer

Quan una empresa comença a viatjar amb certa regularitat, la gestió d’aquests desplaçaments deixa de ser una tasca puntual i es converteix en un procés. Algú sol·licita el viatge, algú l’aprova, algú el reserva i algú, a final de mes, ha de quadrar les factures. Aquest procés complet, i no només el bitllet o l’hotel, és el que s’anomena business travel.

Entendre-ho ajuda a detectar on es perd temps i diners, a repartir responsabilitats amb claredat i a protegir millor qui viatja.

Aquests són els 10 conceptes bàsics del business travel que convé tenir clars, tant si la teva empresa té un travel manager com si els viatges els gestiona l’office manager juntament amb la seva feina habitual.

Què és el business travel

El business travel, o viatge corporatiu, és el conjunt de desplaçaments que realitzen els empleats d’una empresa per motius professionals, juntament amb els processos que els fan possibles: planificació, aprovació, reserva, assistència durant el viatge, gestió de despeses i anàlisi posterior. Ho decideix i ho paga l’empresa, no el viatger.

No és només el vol o l’hotel, sinó tot el que passa abans, durant i després del viatge. La gestió d’aquest procés s’anomena travel management.

En què es diferencia el business travel d’un viatge personal

Poden compartir destinació i hotel, però responen a lògiques diferents:

Aquestes diferències expliquen per què el business travel necessita una manera pròpia de gestionar-se. No n’hi ha prou amb reservar un vol i un hotel: cal encaixar cada desplaçament en la política de l’empresa, controlar la despesa i garantir que el viatger està atès si alguna cosa falla. Quan aquests elements es coordinen bé, el viatge deixa de ser un tràmit i es converteix en una eina de negoci.

Business travel, viatges corporatius i viatges de negocis són el mateix?

A la pràctica, sí. Els tres termes es refereixen als desplaçaments que es realitzen per motius professionals i que paga l’empresa. La diferència està en el matís: “viatges de negocis” o “viatges d’empresa” són les expressions més habituals en el dia a dia; “viatges corporatius” posa el focus en la gestió des de l’organització, i “business travel” és el terme que s’utilitza en el sector a escala internacional.

També és freqüent parlar de managed travel per referir-se als viatges que es gestionen de manera organitzada, amb una política definida, control de la despesa i, sovint, el suport d’una agència especialitzada. El contrari és l’unmanaged travel, en què cada empleat reserva pel seu compte, sense criteris comuns ni visibilitat per a l’empresa.

Els 10 conceptes bàsics del business travel

El business travel té el seu propi vocabulari, i conèixer-lo ajuda a entendre com es gestionen els viatges d’empresa i a parlar el mateix idioma que l’agència o el departament de compres. Aquests són els 10 conceptes que més apareixen en el dia a dia.

1. Política de viatges

És el document que estableix les normes per als viatges d’empresa: qui pot viatjar, qui ha d’autoritzar cada desplaçament, quins pressupostos s’apliquen i quines despeses estan cobertes. Sense una política clara, les decisions queden subjectes a criteris individuals i resulta més difícil controlar els costos.

La clau no és crear un document extens, sinó definir unes normes clares i fàcils d’aplicar. Descobreix com aconseguir una política de viatges que funcioni.

2. Compliance

Fa referència al grau de compliment de la política de viatges corporatius, és a dir, fins a quin punt les reserves i els desplaçaments professionals s’ajusten a les normes i els procediments establerts per l’empresa.

Un alt nivell de compliance permet controlar els costos, millorar la seguretat dels viatgers i garantir una gestió més eficient i transparent.

3. Responsable de viatges

És la persona encarregada de coordinar els viatges d’empresa, vetllar pel compliment de la política de viatges, controlar les despeses i gestionar la relació amb els proveïdors. A les grans empreses sol ser el travel manager, mentre que en moltes pimes aquesta funció recau en el departament d’administració o en l’office manager. L’important no és el càrrec, sinó que hi hagi una persona amb una visió global dels viatges corporatius.

4. TMC o agència de viatges corporatius

Una Travel Management Company (TMC) és una agència especialitzada en la gestió de viatges d’empresa. S’encarrega de coordinar les reserves, oferir assistència al viatger, garantir el compliment de la política de viatges, centralitzar la facturació i elaborar informes de despeses.

La seva funció va més enllà de gestionar reserves puntuals, ja que permet a les empreses centralitzar els seus desplaçaments, controlar els costos i simplificar els processos.

A BMC Global oferim una gestió personalitzada dels viatges corporatius, per acompanyar els viatgers i resoldre qualsevol imprevist durant els seus desplaçaments.

5. Cost total del viatge

El preu del bitllet o de l’allotjament és només una part de la despesa. El cost real d’un viatge d’empresa també inclou els trasllats, les dietes, els canvis d’última hora, les penalitzacions i el temps dedicat a organitzar i gestionar cada desplaçament.

Per això, la tarifa més econòmica no sempre és l’opció més rendible. Tenir en compte tots aquests factors permet prendre millors decisions, evitar despeses imprevistes i aprofitar millor el pressupost destinat a viatges corporatius.

T’expliquem com reduir els costos dels viatges d’empresa sense renunciar a la qualitat ni al benestar del viatger.

6. Tarifes corporatives

Són tarifes i condicions especials negociades entre una empresa, directament o a través de la seva agència de viatges corporatius, i proveïdors com ara companyies aèries, cadenes hoteleres, companyies ferroviàries o empreses de lloguer de vehicles. Aquestes tarifes poden oferir preus més competitius, més flexibilitat en canvis i cancel·lacions i avantatges addicionals que faciliten la gestió dels desplaçaments professionals.

El seu principal benefici és optimitzar els costos sense renunciar a la comoditat i la flexibilitat del viatger. Per aprofitar-les al màxim, és fonamental analitzar els hàbits de viatge de l’empresa, identificar les rutes i destinacions més freqüents i utilitzar dades de despesa per negociar condicions adaptades a les seves necessitats.

7. Canal únic de reserva

Consisteix a centralitzar totes les reserves de viatges corporatius a través d’un mateix canal, ja sigui mitjançant un agent especialitzat, una eina d’autoreserva o una combinació. Això permet garantir el compliment de la política de viatges, mantenir un control complet dels desplaçaments i disposar d’informació actualitzada sobre la ubicació dels viatgers. Les reserves realitzades fora dels canals autoritzats dificulten el seguiment, l’elaboració d’informes i la gestió de la seguretat dels empleats.

8. Duty of Care

És la responsabilitat de l’empresa de garantir la seguretat i protegir la salut dels seus empleats durant els viatges de feina, d’acord amb la Llei de prevenció de riscos laborals a Espanya. Això implica informar sobre els possibles riscos de la destinació, facilitar contactes i protocols d’emergència i disposar d’una assegurança adequada. El seu objectiu és prevenir situacions de risc i garantir una resposta eficaç davant de qualsevol imprevist.

9. Asistència al viatger

Consisteix a oferir suport i assistència als empleats durant els seus desplaçaments professionals, especialment davant d’imprevistos com cancel·lacions, vagues o emergències.

Disposar d’un servei d’assistència és essencial per garantir la seguretat i la tranquil·litat dels empleats, minimitzar l’impacte de les incidències i evitar que el viatger hagi de resoldre situacions complexes pel seu compte. A més, permet a l’empresa gestionar els imprevistos de manera més eficient i mantenir la continuïtat de la seva activitat.

A BMC Global disposem d’un servei d’assistència en emergències les 24 hores del dia, els 7 dies de la setmana, per oferir suport i solucions davant de qualsevol incidència durant el viatge.

10. Dades i reporting

Consisteix a recopilar i analitzar la informació relacionada amb els viatges corporatius, com ara la despesa, les principals destinacions, el compliment de la política de viatges i les emissions de CO₂ generades.

Disposar de dades fiables i actualitzades és fonamental per optimitzar la gestió dels viatges d’empresa, identificar oportunitats d’estalvi, negociar millors condicions amb els proveïdors i prendre decisions estratègiques basades en informació real. A més, permet avaluar l’impacte ambiental dels desplaçaments i avançar cap a una mobilitat corporativa més sostenible.

Per aprofundir en aquest últim aspecte, consulta la nostra guia per mesurar la petjada de carboni dels viatges corporatius.

Gestionar bé els viatges d’empresa depèn menys de trobar la tarifa més baixa i més de tenir clars aquests deu conceptes. No cal resoldre’ls tots alhora: n’hi ha prou amb saber quins falten i per on començar.

A BMC Global acompanyem empreses de totes les mides amb una gestió personalitzada, assistència les 24 hores i dades per millorar cada viatge. Si vols revisar com viatja la teva empresa, parla amb el nostre equip.

Altres termes del business travel que convé conèixer

A més d’aquests conceptes, hi ha termes que apareixen amb freqüència quan es parla amb agències, proveïdors o departaments de compres:

• Bleisure: combinar un viatge de feina amb dies d’oci personal.
• Fast Track: accés prioritari al control de seguretat de l’aeroport per reduir els temps d’espera.
• Leakage: reserves realitzades fora del canal acordat per l’empresa, fet que redueix el control i la visibilitat.
• MICE: sigles en anglès de reunions, incentius, congressos i fires.
• OBT (Online Booking Tool): eina en línia perquè els empleats facin reserves dins de la política de viatges.
• Per diem: import diari fix per cobrir les despeses de manutenció durant el viatge.
• Sala VIP: zona de descans de l’aeroport amb accés restringit.
• Service fee: càrrec que aplica una TMC per la gestió de reserves i l’assistència al viatger.
• Travel Risk Management: gestió dels riscos associats a un viatge de feina, especialment en destinacions complexes.

Preguntes freqüents

Per on hauria de començar una pime a gestionar els seus viatges d’empresa?

Amb tres passos senzills: definir una política de viatges bàsica, centralitzar les reserves en un únic canal i designar una persona responsable. Amb això ja es controla la despesa, se sap qui viatja i on es troba, i es pot actuar ràpidament si sorgeix una incidència.

Cada quant convé revisar la política de viatges d’una empresa?

Com a mínim un cop l’any. També convé revisar-la quan canvia el volum de viatges, s’obren nous mercats o destinacions, o es detecta que moltes reserves es fan fora de la política. Una política desactualitzada deixa d’aplicar-se a la pràctica. Si vols saber més sobre com crear una política de viatges que funcioni, llegeix aquest article.

A partir de quin volum de viatges convé treballar amb una TMC?

No hi ha una xifra exacta. Hi influeixen la freqüència dels viatges, el pes de les destinacions internacionals, els canvis d’última hora i el temps que l’equip intern dedica a gestionar-los. Quan reservar i resoldre incidències comença a restar hores a altres funcions, sol ser un bon moment per plantejar-s’ho.

Quant costa treballar amb una agència de viatges corporatius?

Depèn del model de servei i del volum de viatges. El més habitual és pagar un service fee per transacció o una tarifa de gestió acordada. Per valorar-ho, el més raonable és comparar-ho amb el cost real de gestionar els viatges internament, incloent-hi el temps de l’equip i l’accés a tarifes corporatives.

Què passa si un empleat reserva un viatge pel seu compte, fora de la política?

L’empresa perd visibilitat sobre la despesa i sobre la ubicació del viatger. A més, aquestes reserves no solen beneficiar-se de tarifes negociades, compliquen la facturació i dificulten l’assistència si hi ha una incidència. Per això és important que el canal de reserva oficial sigui més còmode que reservar pel seu compte.

El Duty of Care també afecta les pimes?

Sí. L’obligació de protegir la seguretat i la salut dels empleats s’aplica a qualsevol empresa, independentment de la seva mida, també quan viatgen per feina. En una pime no cal un gran protocol: n’hi ha prou amb saber qui viatja, informar dels riscos de la destinació i tenir un contacte d’assistència disponible.